المنامة سعوديات نت : محمود النشيط - صرح مدير عام شركة سيسكو في شمال الخليج وعمان وقطر السيد طارق الغول الدراسات الأكاديمية أثبتت أن 62% من الموظفين الذين استخدموا برمجيات الاتصال الهاتفي الشبكية من خلال أجهزة الكمبيوتر المحمول أثناء وجودهم خارج المكتب، استطاعوا توفير 500 دولار أمريكي أو أكثر شهرياً من تكاليف المكالمات البعيدة وفواتير الهاتف المتحرك، بعد أن ألقت الأزمة المالية العالمية بظلالها على الشركات بمختلف أحجامها بما في ذلك الشركات الصغيرة.

ومع تزايد صعوبة الحصول على السيولة النقدية، بدأ الجميع البحث عن سبل جديدة لضبط النفقات وإنجاز مهام أكثر بموارد أقل. وعليه، فإن إنشاء شبكة تقنية حسنة التخطيط، وتساعد في إدارة نشاطات العمل، قد يساهم في تحقيق تلك الأهداف.


وقال الغول أن التواصل أحد أهم عوامل ازدهار الأعمال حيث تلعب تقنية المعلومات والاتصالات دوراً مهماً في نجاح معظم العمليات التشغيلية، فالموظفون يستخدمون يومياً مجموعة متنوعة من أجهزة الاتصال، بما في ذلك أجهزة الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة، والإنترنت والتراسل الفوري وغيرها، من أجل التواصل مع العملاء والشركاء والزملاء. وقد كشفت دراسة أوروبية أجرتها "مؤسسة سيج للأبحاث" أن نحو 50% من الشركات توفر لموظفيها خمسة أنواع أو أكثر من أجهزة الاتصال، ولكن ذلك لم يسهم فعلياً في تسهيل التواصل، حيث أفاد أكثر من ثلث الأشخاص الذين شملتهم الدراسة أنهم لا يستطيعون الاتصال بزملائهم من المحاولة الأولى.


ولاشك في أن وجود أنظمة اتصال ومعلومات غير كفؤة له تأثير سلبي مباشر على الأداء المالي للشركة، فضلاً عن الإحباط الذي يصيب العملاء الذين سيقصدون جهات أخرى طالما أنهم لم يتمكنوا من بلوغ الشخص المناسب ليجيب على استفساراتهم، ويدون لهم طلبية معينة. وفي ظل ذلك أيضاً، قد يعجز الموظفون عن إنجاز المهام الموكلة إليهم في أوقاتها المحددة لأنهم لم يتمكنوا من الوصول إلى المعلومات الضرورية أثناء وجودهم خارج مكاتبهم. ويضاف إلى ذلك، أن الأعمال الورقية الخاصة بعمليات الجرد والمحاسبة والتصنيع تستهلك وقتاً كبيراً، ناهيك عن ارتفاع احتمالات وقوع أخطاء فيها.


وعليه، فإن جمع وسائل الاتصال وحلول البيانات في إطار نظام واحد، من شأنه أن يعزز سير العمليات الرئيسية للشركة المعنية، ويساعد الموظفين على العمل معاً بشكل أفضل، ويضبط النفقات بدقة أعلى. والمصطلح التقني الذي يطلق على هذه العملية هو "التكامل"، والشبكة المتكاملة هي ببساطة التي تجمع بين كافة وسائل الاتصال الهاتفية واللاسلكية والمتنقلة والفيديو والبيانات. كما تتميز بسهولة إدارتها مقارنة بغيرها، عدا عن فوائدها العديدة والتي تشمل توفير الوقت والجهد على الموظفين وخفض النفقات.


أما بخصوص التوفير في النفقات فقال مدير عام سيسكو: مما لا شك فيه أن وجود شبكة واحدة لكافة المعلومات ووسائل الاتصال الخاصة بشركتك، يساهم في خفض النفقات، وذلك من خلال دفع عجلة العمليات اليومية بطرق عديدة ومتنوعة بما فيها تعزيز الكفاءة التشغيلية والتي تعمل في الشبكة المتكاملة على إنجاز الأعمال بدلاً من القيام بها يدوياً مما يتيح خفض وقت ونفقات مهام أساسية مثل خدمة العملاء وعمليات سلاسل التوريد.

فحلول الفيديو الشبكي ومؤتمرات الويب تتيح لصاحب شركة تصنيع، على سبيل المثال، متابعة حالة المكونات والقطع وسير العمل عموماً بشكل مباشر مع شركائه حول العالم، دون هدر الوقت والمال بسبب التنقل أو السفر. ونقل كافة الاتصالات إلى شبكة واحدة، يساعد الموظفين على التواصل مع أعضاء فريق العمل الرئيسيين والعملاء بسرعة كبيرة.


وبغض النظر عن المكان الذي يعمل فيه الموظفون أو مهما كانت نوعية أجهزة الاتصال التي يستخدمونها، بإمكان الشبكة الذكية تحويل المكالمات الهاتفية والرسائل الصوتية ورسائل البريد الإلكتروني وأشكال الاتصال الأخرى، إليهم بسهولة ويسر بالغين. كما أنها تتيح لك معرفة ما إذا كان زميلك متوفراً، مما يمنع حدوث أي تأخير، ويعزز مستوى الاستجابة، إضافة إلى تمكين اتخاذ القرارات الصائبة بسرعة، وحل المشاكل بفاعلية وكفاءة أكبر، نظراً إلى أن باستطاعة الأطراف المعنية أياً كانت بيئة عملهم، عقد اجتماع على الفور لتبادل الأفكار ومناقشة المستجدات.


كذلك أشار السيد طارق أنه يمكن بناء بيئة عمل تعاونية تلعب التكنولوجيا من خلال دوراً محورياً في ترسيخ ثقافة التعاون سواء داخل الشركة الواحدة، أو بين الشركات، فهي تسهل عقد الاجتماعات واللقاءات وجمع المعلومات لدفع عجلة العمل وحفز النمو. وباستخدام الحل الشبكي المناسب، ستتيح لموظفيك التواصل والتعامل بشكل أفضل مع العملاء والشركاء على الدوام بغض النظر عن مكان تواجدهم. وعلى سبيل المثال، أفادت أكثر من 75 شركة شملتها الدراسة التي أجرتها مؤسسة تشادويك مارتن بايلي للأبحاث في الولايات المتحدة عام 2008، أن مؤتمرات الصوت والصورة أدت إلى تحسن إنتاجية الموظفين في مواقع العمل البعيدة جغرافياً.


وعن دعم حرية تنقل الموظفين أشار الغول: القدرة على التنقل وهامش الحركة الكبير من السمات المميزة للقوى العاملة في عصرنا هذا، فالعديد من الموظفين ينجزون أعمالهم اليوم من المنازل أو المطارات أو الفنادق أو مكاتب العملاء، بمعنى أن الشبكة تتيح للموظف المحافظة على سوية إنتاجية جيدة بعد ساعات من العمل وحتى أثناء التنقل، طالما أن باستطاعته الوصول من أي مكان، إلى نفس أدوات الاتصال والتواصل المتاحة له في المكتب.

فالشبكة المتكاملة تقوم بتحويل المكالمات تلقائياً إلى الهاتف المتحرك الخاص بالموظف أو إلى منزله أو مكتبه، مما يضمن للعملاء الوصول إلى الشخص المطلوب من المحاولة الأولى، وبالتالي من النادر أن تفوت الموظف مكالمة مهمة، الأمر الذي سيقود في النهاية إلى الارتقاء بجودة خدمة العملاء، وزيادة إنتاجية الموظفين، وانخفاض النفقات والتكاليف. وقد كشف تقرير لـ "مؤسسة سيج للأبحاث" مؤخراً، أن 62% من الموظفين الذين استخدموا برمجيات الاتصال الهاتفي الشبكية من خلال أجهزة الكمبيوتر المحمول أثناء وجودهم خارج المكتب، استطاعوا توفير 500 دولار أمريكي أو أكثر شهرياً من تكاليف المكالمات البعيدة وفواتير الهاتف المتحرك.


واخيراً قال السيد طارق الغول أن خفض تكاليف الاتصال من شأن نقل كافة الاتصالات الصوتية وعمليات إرسال البيانات إلى شبكة واحدة أن يسهل إجراءات تركيب وإدارة هذه الشبكة، الأمر الذي يؤدي بدوره، إلى انخفاض التكاليف. وتتجلى أهمية مثل هذه الشبكة في حال كان لشركتك مكاتب عدة، إذ أنها تساهم في خفض تكاليف المكالمات الهاتفية والاتصالات البعيدة، باعتبار أن هذه الأخيرة ستنتقل عبر شبكة الشركة دون أية رسوم إضافية.


ولا يختلف أحد على أن المنافسة قائمة دائماً بين الشركات حتى في ظل المناخ الاقتصادي الطبيعي، فكيف بها إذا كان الوضع الاقتصادي مضطرباً؟ عندها ستحتاج الشركات إلى إيجاد سبل جديدة لمواصلة مسيرتها ورفع كفاءة وإنتاجية أعمالها ضمن حدود الميزانيات الضيقة. وعليه، فإنه بالتخطيط الدقيق، سيتسنى لك إيجاد الحل التقني الذي يلبي متطلبات أعمالك، ويرسي أسس مرحلة جديدة من مسيرة النمو والنجاح خلال الأحوال الاقتصادية الصعبة.

مرفق صورة السيد طارق الغول